Pengertian Open Po atau Pre Order serta Sistem, Manfaat Hingga Strateginya

Bagi Anda yang berkecimpung di dunia UMKM, mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah pre order. Ya, istilah ini mengacu pada model bisnis yang lain daripada bisnis kebanyakan. Bahkan bisa dibilang, model bisnis yang satu ini cenderung lebih efektif mendatangkan berbagai keuntungan.

Apa yang dimaksud dengan sistem PO?

PO atau pre order dalam bisnis online adalah sistem pembelian produk yang banyak penjual lakukan sebelum stok riil barang benar-benar tersedia atau belum ready stock. Umumnya konsumen harus membayar pesanan terlebih dahulu, lalu barang akan diproses dan dikirimkan kemudian sesuai dengan kesepakatan di awal. Dengan demikian, pelanggan akan tahu jika produk tersebut tidak akan terjual ke orang lain bahkan mereka juga akan menerima produk tersebut segera setelah diluncurkan.

Sedangkan menurut kamus besar bahasa indonesia (KBBI) pengertian pre order adalah suatu perintah dalam suatu pemesanan produk atau barang.

Tentu saja, strategi semacam ini akan memberi dampak pada kepuasan pelanggan sehingga tidak mengherankan jika pre order dianggap sebagai salah satu metode untuk mendukung satisfaction pada customer. Strategi pemesanan di muka ini efektif menciptakan rasa gembira dan rasa eksklusif bagi pelanggan suatu produk.

Cara Kerja Sistem Pre-Order

Bicara mengenai cara kerjanya, strategi yang satu ini sejatinya juga cukup sederhana. Penjual terlebih dahulu akan membuat atau memajang suatu produk namun membuat sistem pre-order (PO) selama beberapa hari (biasanya 3-7 hari). Ada juga penjual yang menggunakan cara lain yakni dengan memberikan sampel produk kepada calon pembelinya.

Calon konsumen yang tertarik dengan produk tersebut kemudian akan melakukan pemesanan, dengan catatan pembayaran perlu disepakati oleh penjual dan pembeli. Umumnya, penjual yang menggunakan strategi pemasaran pre order ini sudah mencantumkan harga produk dan calon pembeli akan dihubungi untuk mekanisme pembayarannya.

Setelah itu, penjual akan mulai memproduksi pesanan sesuai permintaan calon pembeli. Apabila dalam waktu yang sudah ditentukan barang tersebut telah siap, maka langkah selanjutnya adalah mengirimkan barang tersebut sehingga sampai ke tangan pembeli.

Baca juga:

• Tips Meningkatkan Indikator Kepuasan

• 5 Keuntungan Menggunakan Strategi Omnichannel

Tips dan Strategi Mengadakan Pre-Order Produk

Meskipun dinilai efektif, tentunya strategi ini perlu dilakukan pada waktu dan upaya yang tepat. Adapun waktu yang dimaksud seperti ketika Anda baru saja meluncurkan produk baru ke pasar, memastikan produk unggulan tersebut berada di jajaran produk Anda,

Dikarenakan metode ini dapat dilakukan saat produk tersebut berada pada edisi atau item yang terbatas, maka strategi pre order harus senantiasa dipikirkan, dipertimbangkan, serta dijalankan dengan baik. Anda juga dapat memastikannya dengan mempertimbangkan beberapa hal terlebih dahulu.

1. Mempersiapkan tim (SDM) yang solid

Sebagai pemilik bisnis, tentunya sahabat HiToko perlu memastikan dedikasi dan komunikasi antar tim untuk kesuksesan bisnis pre-order. Pastikan kembali semua tim berkomitmen, mulai dari tingkat pemasaran, layanan IT, social media, warehouse hingga layanan pelanggan atau customer service. Ada baiknya Anda melibatkan semua tim dalam merencanakan dan melaksanakan pemesanan pre-order tersebut.

2. Menentukan jadwal Pre Order atau Campaign Promo

Pastikan Anda melakukan perencanaan yang kuat dengan timeline yang selalu terkoordinasi dan dimulai jauh sebelum tanggal perilisan, mulai dari kapan pengumuman pre-order dilakukan, berapa banyak pesanan yang akan diterima, berapa lama untuk memproses pesanan hingga jadwal pengiriman pesanan. Pada umumnya jadwal Pre Oder atau campaign promo dipertimbangkan dari:

A. Tanggal Gajian (Pay Day)

Meskipun tanggal gajian setiap perusahaan atau instansi berbeda-beda, namun umumnya dilakukan pada tanggal 25 setiap bulan.

B. Tanggal Hari Raya

Jika bisnis Anda dapat dijadikan hampers pada hari raya, maka sistem PO dapat dibuka sekitar seminggu sampai 2 minggu sebelum tanggal hari raya

C. Tanggal Personal Konsumen

Jika Anda memiliki informasi database pelanggan, maka misalkan sistem PO dapat dibuka seminggu sebelum konsumen merayakan ulang tahun atau perayaan anniversary.

D. Launhcing Produk

Anda dapat menentukan open PO sekitar 1 sampai 2 minggu sebelum tangal launching produk. Jadi misalkan bisnis Anda adalah sebagai reseller atau distributor iphone, maka sekitar 1 minggu Anda sudah dapat membuka open PO bagi calon konsumen yang ingin pertama kali memiliki iphone keluaran terbaru.

E. Berdasarkan Waktu Proses Produksi

Jia produk yang Anda kelola sangat terbatas dan membutuhkan waktu produksi yang tidak bisa dilakukan dalam waktu singkat. Maka Anda dapat mengatur waktunya agar pesanan dapat disesuaikan dengan waktu proses produksi yang dibutuhkan.

3. Ciptakan urgensi scarcity (kelangkaan)

Untuk menyukseskan pemesanan pre-order, Anda juga perlu membuat suatu dorongan psikologis dimana pelanggan akan merasa urgent dan takut akan ketinggalan produk tersebut. Sebagai contoh dengan membatasi jumlah pesanan atau periode waktu, seperti 100 pesanan pertama akan mendapat hadiah khusus, 100 pesanan berikutnya akan mendapat diskon, dan sebagainya.

4. Membuat kampanye pemasaran

Tentu tidak ada gunanya jika Anda meluncurkan strategi pre-order jika tidak ada seorang pun yang mengetahuinya. Oleh karena itu, berbagai kampanye dan promosi perlu dilakukan, mulai dari iklan, menghubungi database, hingga menciptakan buzz marketing melalui media sosial. Tentu saja dengan tidak mengesampingkan customer satisfaction yang baik.

5. Mempersiapkan diri terhadap lonjakan pemesanan

Salah satu kesalahan umum yang banyak terjadi dalam membangun strategi pesanan ini adalah kendala internal seperti situs web menjadi down, ketidaksiapan terhadap traffic, hingga tidak adanya sumber daya yang cukup untuk mengimbangi permintaan yang masuk. Oleh karena itu, pastikan kembali semuanya siap guna menghindari kendala yang tidak diinginkan.

6. Memperjelas Syarat dan Ketentuan

Syarat dan ketentuan pada umumnya dapat mencakup cara pembayaran, lamanya barang dikirim, dan alur pemesanan barang, dan lain sebagainya. Hal ini sangat penting untuk mengakomodir berbagai kejadian yang tidak diinginkan dikemudian hari

Kelebihan dan Kekurangan Sistem PO

Sebelum menerapkan sistem PO, sebagai penjual ataupun pembeli Anda perlu mempertimbangkan berbagai keuntungan dan kerugiannya untuk menghindari sesuatu yang tidak diinginkan dikemudian hari.

1. Kelebihan Sistem PO atau Pre Order

Berikut adalah berbagai kelebihan PO yang sering dimanfaatkan dalam bisnis online:

1. Tak perlu modal besar dan produk jualan 100% laku.
2. Terhindarnya penumpukan stok karena akan mengurangi stok yang berlebih dan meminimalisasi kerugian.
3. Menimbulkan hype. Biasanya produk po ini mengarah ke produk brand besar dan mereka akan membuka pre order dengan jumlah produk yang terbatas.
4. Penjual dapat menawarkan lebih banyak pilihan produk yang dapat dikonstumisasi dan personalisasi.
5. Konsumen dapat mengajukan permintaan tertentu.
6. Risiko kerugian hampir tidak ada.
7. Meminimalisir tempat penyimpanan stok barang.
8. Jumlah permintaan produk dari pelanggan bisa disesuaikan dengan kapasitas produksi.
9. Memastikan pendapatan bagi penjual dengan menghitung keuntungan produk terlebih dahulu.
10. Meningkatkan penjualan karena memberi kesan produk eksklusif saat diproduksi terbatas sesuai jumlah permintaan konsumen.

2. Kekurangan sistem Pre Order

Untuk menghindari berbagai kemungkinan kejadian yang tidak diinginkan, maka ada baiknya untuk mempertimbangkan kekurangan dari sistem PO:

1. Jika terdapat kesalahan pada perencanaan dan strategi akan maka citra bisnis akan rusak.
2. Terdapat kemungkinan terjadinya supplier atau produsen telat menyediakan barang.
3. Adanya potensi kecewa dengan produk aslinya.
4. Pembeli harus menunggu produk tersedia.

Kesimpulan

Dari penerapan strategi di atas dapat dilihat jika koordinasi dan kerjasama antar-tim sangat dibutuhkan untuk kesuksesan pesanan PO. Mulai dari tim produksi, pemesanan, sampai layanan pelanggan.

Untuk mengoptimalkan lini bisnis Anda dalam menjawab pertanyaan dan kebutuhan pelanggan, yuk gunakan layanan omnichannel HiToko yang akan membantu Anda menyinkronkan pesanan dan stok secara otomatis agar pesanan pre order Anda senantiasa terpenuhi!

OmniChannel adalah satu wadah yang dapat Anda integrasikan dengan berbagai toko online maupun e-commerce. Dengan produk OmniChannel, semua toko Anda di e-commerce akan terintegrasi dalam satu pintu. Agar Anda tidak lagi ribet pindah-pindah platform untuk mengatur produk maupun pesanan, registrasi gratis sekarang juga!