Mengenal Petty Cash, Ini Dia Tujuan dan Metodenya!

Hallo Sahabat HiToko! Tentu dalam dunia bisnis, petty cash atau kas kecil merupakan istilah yang sangat umum dan tidak asing lagi. Sebab, istilah ini sudah banyak digunakan perusahaan besar dalam sistem bisnisnya.

Sederhananya, kas kecil ini adalah dana yang harus perusahaan siapkan dalam perencanaan keuangannya. Meski jumlahnya kecil, fungsi uang kas ini sangat vital dan bisa membantu pemantauan keuangan dalam bisnis.

Untuk mengetahui lebih detail mengenai kas kecil dan bagaimana metode dalam pembuatannya, simak selengkapnya berikut ini.

Pengertian Petty Cash

Definisi petty cash adalah dana dalam bentuk tunai yang tersedia dalam perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah uang pecahan kecil dan recehan.

Fungsi utama kas kecil adalah untuk membayar pengeluaran berjumlah kecil dalam kegiatan operasional sehari-hari. Seperti misalnya membeli ATK mendadak, uang transport domestik, membeli produk WMS, dan lainnya.

Sehingga, perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan cek yang jauh lebih rumit. Sebab, cek tidak fleksibel dan cukup memakan waktu untuk mencairkannya.

Tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari, kas kecil juga berguna untuk mengganti uang pribadi karyawan. Dengan begitu, karyawan akan langsung mendapatkan ganti dari kas kecil.

Jadi, tidak perlu menunggu waktu gajian untuk mengganti uang tersebut. Uang kas kecil ini biasanya akan disimpan dalam kotak atau brankas khusus. Di mana hanya pegawai tertentu yang dapat mengaksesnya.

Nantinya, pegawai ini harus membuat laporan keuangan dan melampirkan bukti transaksi. Laporan tersebut harus masuk ke dalam laporan keuangan perusahaan secara keseluruhan.

Bahkan dengan semakin berkembangnya teknologi, saat ini juga tersedia e-petty cash atau electronic petty cash. Di mana Anda dapat memperolehnya di perbagai penyedia tools fintech, seperti HiToko.

Cara mendapatkan tools terkait pencatat uang kas ini sangat mudah. Sebab, Anda hanya perlu melakukan registrasi gratis, baru kemudian memilih tools yang diinginkan dari website HiToko.

Tujuan Penerapan Petty Cash

Dari penjelasan di atas, maka terdapat beberapa tujuan utama dari adanya kas kecil. Berikut ini kami sudah merangkum apa saja tujuan pengadaan uang kas tersebut dalam sebuah perusahaan:

1. Memudahkan Pelayanan

Kebutuhan mendadak dalam berbagai kegiatan bisnis memang tidak terhindarkan. Salah satunya adalah kebutuhan ketika ada klien khusus yang berkunjung ke perusahaan.

Tentu Anda perlu menjamunya, seperti memberi kudapan yang layak atau bingkisan sederhana sebagai oleh-oleh. Tentunya akan sangat merepotkan jika Anda harus mencairkan cek terlebih dahulu untuk kebutuhan tersebut.

Selain memakan banyak waktu, prosedur pencairan dananya juga cukup rumit. Oleh sebab itu, kas kecil ada untuk memudahkan pelayanan kepada klien atau tamu yang berkunjung ke perusahaan.

2. Menyederhanakan Prosedur Pencairan Dana

Petty cash termasuk kategori pembayaran yang memiliki nominal kecil dan memiliki prosedur pencairan dana sederhana. Berbeda dengan metode pembayaran lainnya.

Terutama saat membandingkannya dengan metode pembayaran cek. Sebab, dalam pembayaran melalui cek Anda harus mencairkannya ke pihak bank. Selain itu, Anda perlu melalui proses verifikasi bahwa cek tersebut asli.

Sedangkan dalam pencairan dana kas kecil, Anda hanya perlu melakukan konfirmasi ke bagian keuangan. Selama ada alasan jelas, maka dana akan segera cair tanpa harus menunggu lama.

3. Menunjang Kelancaran Usaha

Dengan memiliki kas kecil, usaha juga akan semakin lancar. Sebab, perusahaan dapat menangani semua kebutuhan mendadak. Terutama yang dapat mengganggu kinerja perusahaan.

Sebagai contoh saat lampu kantor mati, bisa langsung memperbaikinya. Atau bahkan saat tinta habis dan tidak ada stok, maka perusahaan bisa langsung membelinya lagi tanpa harus menunggu anggaran keuangan.

Bahkan, Anda juga dapat membayar tagihan lainnya secara online dengan cepat. Cukup melakukan petty cash login, maka perusahaan bisa membayar berbagai tagihan dengan mudah. 

Misalnya tagihan aplikasi gudang dengan excel berbayar yang saat ini banyak digunakan perusahaan. Sehingga, pencatatan data riwayat gudang lebih mudah.

Salah satu perusahaan yang menggunakan sistem kas kecil online adalah SiCepat. Perusahaan ekspedisi ini memiliki petty cash SiCepat yang canggih dan aman.

4. Mengurangi Tekanan Terhadap Manajer

Hingga saat ini, Manager masih sangat sering memenuhi kebutuhan perusahaan dengan uang pribadinya karena proses pencairan dana yang rumit. Bahkan, tidak jarang perusahaan tidak mengganti uang tersebut.

Hal ini tentunya menyebabkan beban tersendiri bagi manajer. Untuk mengurangi beban tersebut, perusahaan harus menyediakan kas kecil yang lebih mudah proses pencairannya.

5. Memudahkan Pengendalian Pengeluaran

Dengan adanya sistem kas kecil, pengeluaran jauh lebih terkontrol. Terutama pengeluaran dengan nominal kecil. Sebab, pencatatannya akan lebih rinci dan dapat mencegah adanya selisih dalam laporan keuangan.

Metode Pengelolaan Petty Cash

Secara umum terdapat dua metode pengelolaan kas kecil, yaitu metode tetap dan metode fluktuatif. Perusahaan bisa memilih salah satu di antara keduanya.

Metode tetap atau imprest fund system adalah sistem dengan jumlah uang kas di satu periode tidak berubah. Misalnya uang kas mingguan yang harus tersedia adalah Rp2.000.000.

Maka, jika dalam waktu satu minggu uang kas sudah terpakai, perusahaan harus menggenapkan lagi jumlahnya menjadi Rp2.000.000 untuk periode berikutnya. Periodenya bisa Anda sesuaikan sendiri.

Sedangkan metode fluktuatif kebalikan dari metode tetap. Sebab, jumlah uang kas dalam metode ini dapat berubah-ubah. Bahkan, tidak ada ketetapan berapa uang kas dalam satu periode.

Dokumen untuk Mengelola Petty Cash

Sama seperti contoh laporan laba rugi dan laporan keuangan lainnya yang memerlukan dokumen khusus, begitu pula dengan kas kecil. Berikut ini adalah dokumen yang perusahaan butuhkan untuk mengelola uang kas ini:

• Bukti kas keluar untuk mengetahui kemana saja pergerakan alur kas.
• Cek untuk bertransaksi secara formal.
• Formulir pengajuan uang kas.
• Kuitansi atau bukti pengeluaran kas.
• Formulir permintaan pengisian uang kas.

Sistem uang kas dalam perusahaan memang memiliki peran yang sangat penting, bahkan termasuk sangat vital. Salah satunya adalah petty cash untuk berbagai kebutuhan dengan nominal kecil perusahaan.