Apa itu Faktur Pembelian Serta Manfaatnya Pada Bisnis
Halo sahabat HiToko! Jual beli merupakan hal yang lumrah di dalam sebuah bisnis. Di dalam proses jual beli, terdapat suatu dokumen yang disebut faktur pembelian. Sudah tahu apa itu faktur pembelian?
Selain faktur pembelian, sebenarnya terdapat juga faktur penjualan. Faktur pembelian ternyata bukan hanya dokumen kosong yang tidak memiliki manfaat.
Silakan simak pengertian, manfaat, contoh dari faktur pembelian serta perbedaannya dengan faktur penjualan di sini.
Pengertian Faktur Pembelian
Pengertian faktur pembelian adalah dokumen yang berisi informasi detail pemesanan barang untuk diserahkan kepada pembeli. Faktur ini akan diserahkan ketika pembeli melakukan pemesanan atau yang sering juga disebut PO (purchase order).
Sebutan lain untuk faktur pembelian adalah invoice atau nota.
Di dalam faktur pembelian, mencakup beragam informasi penting seputar transaksi yang terjadi. Mulai dari informasi mengenai pihak penjual, pembeli, nama barang, tanggal transaksi hingga jumlah harga yang harus pembeli bayarkan.
Lalu siapa yang mengeluarkan faktur pembelian? Pihak tersebut adalah perusahaan yang menjual produk.
Sebuah perusahaan memiliki keleluasaan dalam mendesain faktur pembelian. Oleh karena itu, biasanya faktur dari satu perusahaan akan berbeda dengan faktur dari perusahaan lainnya.
Perusahaan juga bisa menambahkan beberapa informasi lain di dalam faktur seperti ketentuan pembayaran. Meski secara umum, setiap faktur pasti mencantumkan informasi detail yang telah kami sebutkan sebelumnya.
Perbedaan Faktur Pembelian & Penjualan
Selain faktur pembelian, terdapat juga istilah faktur penjualan. Kedua istilah ini terkadang membuat beberapa orang kebingungan dalam membedakannya.
Maka, apa itu faktur penjualan?
Faktur penjualan adalah dokumen yang dibuat oleh penjual ketika terjadi transaksi pembelian barang. Dokumen tersebut berisi informasi detail mengenai transaksi mulai dari pihak penjual & pembeli, nama barang, harga dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, sebenarnya faktur penjualan sama seperti faktur pembelian. Hal yang membedakannya adalah sudut pandang.
Jika faktur pembelian adalah dokumen yang pembeli terima, maka faktur penjualan adalah dokumen yang penjual buat.
Sebab ketika membuat faktur, biasanya dibuat rangkap. Kertas paling atas akan menjadi milik pembeli, sementara penjual mendapatkan salinannya.
Manfaat Faktur Pembelian
Di dalam bisnis, memang terdapat dokumen yang perlu Anda perhatikan. Mulai dari izin usaha hingga faktur perlu menjadi perhatian agar bisnis berjalan tanpa masalah.
Sebab adanya faktur pembelian sangat penting di dalam sebuah transaksi. Berikut ini adalah beberapa manfaat faktur pembelian yang perlu Anda pahami.
1. Bukti Kesesuaian Barang
Ketika Anda membeli sebuah barang, tentu tidak ingin mendapatkan yang berbeda dari keinginan. Dengan adanya faktur, maka bisa menjadi bukti untuk memastikan apakah barang yang Anda terima telah sesuai dengan kesepakatan.
Faktur juga akan memudahkan pihak lain ketika melakukan pengecekan kesesuaian barang. Dengan begitu, potensi terjadinya kekeliruan barang yang Anda terima akan terhindar.
2. Bukti Nilai yang Harus Pembeli Bayar
Penetapan harga di dalam proses jual beli harus berdasarkan kesepakatan pihak pembeli dan penjual. Faktur pembelian akan menjadi bukti mengenai harga yang telah menjadi kesepakatan tersebut.
Dengan begitu, pihak penjual tidak bisa tiba-tiba mengubah harga barang setelah pembuatan faktur selesai.
3. Informasi Penambahan Jumlah Barang
Ketika Anda membeli barang, artinya akan terjadi penambahan stok. Faktur pembelian bisa menjadi acuan Anda untuk mendapatkan informasi seputar penambahan stok tersebut.
Hal ini akan memudahkan Anda dalam menghitung jumlah stok barang seharusnya. Dengan begitu, potensi terjadinya kesalahan perhitungan stok barang dapat Anda hindari.
4. Dokumen untuk Pencatatan Akuntansi
Dari sudut pandang bisnis, keberadaan faktur sangat penting di dalam proses pencatatan akuntansi. Sebab setiap transaksi yang perusahaan lakukan harus tercatat secara rapi dan jelas.
Faktur pembelian akan memudahkan akuntan ketika mencatat pengeluaran perusahaan. Dengan begitu, pengeluaran perusahaan untuk membeli barang bisa tercatat secara rapi.
5. Dokumen untuk Melakukan Klaim
Faktur pembelian bisa Anda gunakan untuk melakukan klaim kepada pihak penjual jika terjadi kesalahan pengiriman. Tanpa adanya faktur, pihak penjual tidak akan mau mengganti barang yang keliru.
Karena itulah menjaga faktur pembelian merupakan hal yang sangat penting. Apalagi jika penjual memberikan garansi produk yang biasanya menjadikan faktur pembelian sebagai syarat mengajukan klaim.
Contoh Faktur Pembelian
Seperti yang kami singgung sebelumnya bahwa di dalam faktur pembelian berisi informasi mengenai transaksi. Baik bisnis modal kecil maupun besar tentu butuh bisa membuat faktur.
Di bawah ini adalah contoh faktur pembelian agar Anda lebih mudah memahaminya.
Cara Membuat Faktur Untuk Pembelian
Setelah mengetahui pengertian dan beberapa manfaat invoice, apakah Anda sudah ada gambaran tentang cara untuk membuatnya? Tenang, prosesnya sangat mudah, cukup penuhi komponen di atas atau mengikuti step by step di bawah ini:
1. Lengkapi Identitas Seller
Identitas ini meliputi nama, alamat, logo, berikut nomor kontak yang bisa pembeli hubungi. Apabila memungkinkan, Anda bisa menyertakan akun media sosial serta email perusahaan.
2. Informasi Faktur
Pada kolom detail informasi ini, Anda bisa mengisinya dengan nomor dan tanggal pembuatan faktur, kode pelanggan, serta waktu jatuh tempo. Nomor faktur ini bisa berupa urutan atau seri nota dipadukan dengan kode sales atau marketer.
3. Tulis Identitas Pembeli
Bukan hanya identitas Anda sebagai seller saja, pastikan informasi pihak pembeli juga harus mendetail. Cantumkan nama, alamat, berikut nomor telepon untuk menghindari kesamaan identitas.
4. Detail Pesanan
Biasanya, kolom ini terdiri dari beberapa bagian, yakni kode pesanan, deskripsi barang, quantity, jumlah pesanan, dan harga. Sementara di bagian paling ujung kanan terdapat jumlah harga untuk masing-masing barang.
Masih di urutan paling kanan, bagian bawah cantumkan total harga semua barang berikut dengan biaya lain-lain. Misalnya jasa angkut, PPN, diskon atau potongan harga, dan lain-lain.
5. Keterangan Tambahan
Bagian ini hanya optional saja, Anda boleh mencantumkannya ataupun tidak. Isi dari keterangan tersebut adalah tentang aturan untuk pelunasan, nomor rekening perusahaan, dan sebagainya.
6. Pengesahan
Kolom pengesahan ini berisikan tanda tangan beserta nama dari masing-masing perwakilan pihak seller dan pembeli, seperti bagian keuangan atau kasir.
Mudah Kelola Toko Bersama HiToko
Faktur pembelian akan selalu ada meski proses transaksi bergeser menjadi mengandalkan marketplace. Faktur tersebut bisa penjual kirim bersamaan dengan barang. Meski marketplace juga akan mengeluarkan invoice untuk setiap transaksi.
Kini Anda sudah mengerti tentang apa itu faktur pembelian dan manfaatnya. Oleh karena itu, jangan lagi Anda mengabaikan faktur pembelian ketika membeli suatu barang.
Jika Anda menggunakan banyak marketplace, mungkin merasa bahwa pengelolaan toko sangat rumit. Hal ini mungkin benar, apalagi jika Anda tidak mengenal produk omnichannel.
Sebab dengan layanan omnichannel seperti HiToko, mengelola toko di banyak marketplace jadi lebih mudah. Selain itu, Anda juga bisa melakukan registrasi gratis untuk menikmati layanan ini.
