Nota Kredit Adalah: Pengertian & Manfaatnya untuk Perusahaan
Halo sahabat HiToko! Setiap transaksi dalam bisnis Anda harus selalu dicatat dan kemudian dibukukan. Pencatatan ini sangat penting bagi sebuah perusahaan karena dapat menangani permasalahan di kemudian hari. Misalnya saja ada kesalahan dalam proses transaksi. Nota kredit adalah Salah satu catatan penting tersebut.
Nota kredit dapat membantu Anda menjaga kelancaran usaha, termasuk dalam kelola stok barang . Untuk penjelasan lengkapnya, simak pembahasan di bawah ini.
Pengertian Nota Kredit
Sebelum mengetahui manfaat dan tujuan dari nota ini, Anda dapat memahami pengertiannya terlebih dahulu. Memo kredit adalah suatu berkas atau dokumen bukti saat terjadinya pengurangan pada piutang sebuah usaha.
Pengurangan pada note adalah karena adanya kesalahan selama transaksi. Beberapa kesalahan transaksi tersebut yaitu karena adanya kesalahan dari supplier atau penjual. Lalu karena ada cacat pada barang, sehingga kualitasnya menurun.
Selain itu juga bisa karena sebab lain, yang sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Contoh nota kredit umumnya adalah berdasarkan kasus-kasus tersebut.
Pihak yang mengeluarkan note artinya adalah dari pihak penjual. Penjual akan mencantumkan tanda tangannya pada nota yang umumnya terdiri atas dua rangkap ini.
Rangkap atau lembar pertama merupakan berkas asli akan dipegang oleh pembeli. Sementara lembar keduanya akan berada pada pihak penjual.
Tujuan Membuat Nota Kredit
Untuk lebih jelasnya, Anda dapat menyimak beberapa tujuan lengkap untuk mengeluarkan nota ini di bawah ini:
1. Mencatat Kesalahan
Ketika menjalankan bisnis, terkadang terjadi kesalahan. Hal ini termasuk lumrah dan Anda bisa meningkatkan performa lagi ke depannya. Setelah melihat adanya kesalahan pada nota, Anda dan tim dapat melakukan evaluasi.
Setelah mengevaluasi kesalahan, maka pada masa mendatang kesalahan serupa dapat dicegah.
2. Jaminan Untuk Pembeli
Adanya nota dapat membuat pembeli Anda merasa lebih tenang dan merasa terlindungi. Kepercayaan mereka juga akan lebih meningkat ketika Anda memberikan nota ini.
Jaminan ini berkaitan dengan risiko adanya kesalahan pada barang yang merugikan pembeli. Dengan bukti nota, maka penjual mau menangani masalah, bahkan memberikan diskon.
3. Menunjukkan Tanggung Jawab
Bukti resmi dari penjual dapat memberikan kesan kepada pembeli bahwa Anda bertanggung jawab. Bukti tanggung jawab ini juga menjadi senjata bagi penjual untuk menunjukkan bahwa mereka tidak akan lari saat ada masalah.
4. Sumber Tepercaya dalam Membuat Laporan Keuangan
Nota atau memo kredit dapat mempermudah Anda saat membuat laporan keuangan. Hal ini karena bukti nota merupakan salah satu dokumen yang reliabel, sehingga laporan keuangan lebih minim memiliki risiko kesalahan.
5. Menghindari laporan Keuangan yang Janggal
Hal ini berkaitan dengan poin keempat. Jika Anda tidak menggunakan nota kredit sebagai salah satu sumber pencatatan, maka angka dalam transaksi berisiko memiliki kesalahan.
Hal ini dapat terlihat saat pemeriksaan laporan keuangan setiap satu kali setahun. Agar tidak pusing saat menemukan angka transaksi tidak wajar saat pemeriksaan, maka nota ini sangat penting.
Manfaat Nota Kredit untuk Bisnis
Selanjutnya, apa saja manfaat memiliki nota kredit bagi bisnis atau usaha Anda? Simak paparan berikut:
1. Menjaga Hubungan Baik dengan Pembeli
Nota kredit ini menunjukkan bahwa pihak penjual dan pembeli telah sepakat untuk melakukan transaksi jual dan beli. Hubungan kedua belah pihak dapat tetap terjaga sehingga mengurangi potensi konflik.
Bahkan jika ada kesalahan, keduanya tetap bisa berhubungan baik karena penyelesain masalah yang profesional.
2. Mengurangi Kesalahan Lapangan
Kesalahan teknis dalam lapangan juga merupakan salah satu potensi risiko transaksi. Namun hal ini dapat Anda hindari jika memiliki memo kredit, yang biasanya lebih dari satu rangkap.
Ekspedisi dapat memanfaatkannya untuk memastikan lagi barang kiriman sekaligus melakukan koreksi. Apalagi saat memeriksa barang pada gudang, aplikasi gudang dapat juga membantu selama pengecekan.
3. Mudah Melacak Kesalahan
Saat Anda menyadari ada kesalahan dalam transaksi jual beli, Anda harus melacak kesalahan agar tahu apa penyebabnya. Inilah manfaat dari nota tersebut. Anda dapat melihat lagi pada bagian manakah terjadi kesalahan selama transaksi.
4. Meningkatkan Kinerja
Ada banyak sarana untuk meningkatkan kinerja karyawan atau bisnis secara keseluruhan, salah satunya adalah dengan menggunakan nota.
Seperti apa tingkat kehati-hatian, ketelitian, waspada, atau yang berkaitan dengan kinerja dapat terbaca melalui evaluasi nota. Jika beberapa kali terjadi kesalahan, maka semua pihak dapat berdiskusi untuk menemukan solusi.
Dengan menerapkan evaluasi, maka otomatis kinerja juga lebih baik untuk ke depannya.
5. Membantu Pekerjaan Bagian Administrasi
Tim administrasi akan banyak berhadapan dengan dokumen, kemudian melakukan pengelompokkan terhadap dokumen-dokumen tersebut.
Saat melakukan pendataan dan menemukan kesalahan, maka nota akan sangat membantu. Mereka akan lebih mudah untuk melakukan koreksi.
Simak artikel bermanfaat selain mengenai nota kredit melalui blog Hitoko. Anda dapat Registrasi Gratis dan ikut merasakan keuntungan bergabung, misalnya dalam fitur Produk WMS.
Setelah mengetahui bahwa nota kredit adalah salah satu dokumen penting, segera rapikan lagi dan periksa nota kredit pada bisnis Anda. Dengan demikian, risiko-risiko atau masalah dapat teratasi.
