Nota Debit Adalah: Pengertian, Fungsi, Cara Membuat, hingga Contohnya

Halo Sahabat HiToko! apakah sebagian dari Anda sudah mengetahui bahwa nota debit adalah salah satu dokumen penting yang kerap Anda butuhkan pada saat transaksi jual beli.

Buat yang belum familiar dengan nota debit, tidak perlu khawatir karena dalam artikel ini akan mengulas hal-hal yang berkaitan dengan nota debit. Dari mulai pengertian nota debit, fungsinya, cara membuat, hingga bagaimana contoh dari nota debit.

Mengenal Nota Debit

Nota debit adalah dokumen berupa bukti transaksi pada saat Anda akan mengirimkan kembali barang kepada penjual. Alasan pengembalian barang tersebut karena adanya kerusakan barang.

Jadi, nota debit ini adalah dokumen yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual dengan tujuan sebagai pernyataan pengurangan uang atau dengan kata lain mendebit.

Misalnya, Anda membeli sebuah barang tetapi barang yang Anda terima tersebut tidak sesuai atau terdapat kerusakan. Maka Anda bisa mengembalikan barangnya dilengkapi dengan nota debit yang sudah Anda buat.

Umumnya, dalam penggunaan nota debit setidaknya Anda harus membuatnya dalam dua salinan. Lembar asli dari nota debit Anda kirimkan kepada pembeli, bersamaan dengan barang yang akan dikembalikan. Kemudian, salinannya bisa Anda simpan sebagai bukti catatan.

Cara Membuat Nota Debit

Berikut beberapa langkah yang perlu Anda perhatikan, ketika hendak membuat nota debit untuk mengembalikan barang kepada pembeli karena adanya kerusakan.

• Nota debit ditujukan kepada perusahaan atau penjual produk, lengkap dengan alamatnya.
• Buat tanggal sesuai dengan tanggal nota debit tersebut Anda buat.
• Buat nomor nota sesuai dengan nomor urut nota.
• Kemudian Anda tuliskan tanggal dokumen yang berisi tanggal pada saat pembelian produk.
• Buat kolom kuantitas, lalu Anda isi dengan jumlah barang yang akan Anda kembalikan.
• Kemudian buat kolom keterangan produk, untuk Anda isi produk apa yang akan Anda kembalikan kepada pembeli.
• Kemudian buat kolom total, untuk mengetahui jumlah total produk dari keseluruhan yang akan Anda kembalikan.
• Selanjutnya, buat kolom harga dan jumlah total harga keseluruhan.
• Dan yang terakhir adalah tulis tanggal, serta nama Anda sebagai pembuat nota tersebut

Contoh gambar nota debit yang biasa digunakan oleh pembeli ketika hendak mengembalikan barang kepada penjual

Selain digunakan sebagai dokumen untuk mengembalikan barang kepada penjual, terdapat beberapa fungsi lain dari nota-debet, berikut fungsi lain dari nota debit:

Beberapa Fungsi dari Nota Debit

Terdapat beberapa fungsi dari nota debit, baik untuk kebutuhan pribadi seperti ketika Anda hendak mengembalikan barang pada pembeli. Maupun untuk kebutuhan perusahaan, seperti sebagai bukti saat melakukan stock opname:

1. Pengurangan Jumlah Piutang

Secara umum, fungsi utama dari penggunaan nota debit adalah untuk pengurangan jumlah piutang kepada penjual terkait barang yang sudah Anda beli. Dengan adanya pengurangan tersebut maka tagihan jumlah piutang pembeli nominalnya menjadi lebih sedikit dari total yang sudah disepakati bersama sebelumnya.

Tetapi, yang perlu menjadi catatan adalah penggunaan nota debit sebagai pengurangan jumlah piutang berlaku ketika Anda membeli barang secara piutang. 

2. Untuk Mengoreksi Harga Produk

Selanjutnya fungsi nota debet adalah untuk mengoreksi harga dari suatu produk. Koreksi dalam hal ini untuk menyesuaikan harga yang tepat dengan kondisi barang. Misalnya, terdapat barang yang sudah tidak laku terjual di pasaran atau terdapat kerusakan pada barang. Maka harga dari barang tersebut harus diubah sesuai dengan kondisinya.

Tujuannya adalah terjadi transparansi antara penjual dan pembeli. Penjual akan diuntungkan dengan terjualnya barang, pembeli juga akan merasa untung karena mendapatkan barang dengan harga yang sesuai. 

3. Untuk Mengoreksi Jumlah Barang

Fungsi lain dari nota debit adalah untuk mengoreksi jumlah barang, apabila terdapat selisih jumlah barang yang berbeda dari yang sebelumnya sudah disetujui. Misalnya Anda sudah sepakat untuk membeli barang 30 produk, namun ternyata terdapat kekurangan jumlah barang pada saat Anda menerimanya.

Dalam hal ini, nota debit bisa Anda gunakan sebagai barang bukti pada saat penagihan. Sehingga, sebagai pembeli Anda bisa menuntut kesesuaian jumlah barang sesuai dengan kesepakatan yang sebelumnya disetujui.

4. Sebagai Bukti Stock Opname

Stock opname adalah aktivitas dalam memeriksa dan melakukan perhitungan terhadap persediaan stock sebelum produknya terjual. Nota debit juga bisa berfungsi sebagai salah satu bentuk dari laporan stock barang.

Aktivitas memeriksa dan melakukan perhitungan termasuk dalam manajemen inventory. Sebuah perusahaan memang harus melakukan manajemen inventory, agar mengetahui jumlah stock yang tersedia, serta agar mengetahui stock barang mana saja yang memiliki masalah, atau kerusakan.

Untuk memudahkan dalam pengelolaan stock barang, perusahaan bisa mendapat bantuan dari HiToko WMS sebagai solusi multi gudang modern. HiToko akan membantu perusahaan untuk manajemen SKU, memantau setiap produk, mengalokasikan produk ke lokasi yang sesuai, serta memantau siklus produk secara menyeluruh.

Jadi, tunggu apalagi! Segera daftar secara gratis, sehingga Anda akan terbantu dalam pengelolaan stock barang.