Fungsi Formulir Pengiriman Barang & Cara Mengisinya
Halo sahabat HiToko! Jika Anda mengirim barang ke pelanggan, sebaiknya sertakan formulir pengiriman barang dalam pengiriman Anda. Dokumen ini bukan persyaratan wajib, tetapi dapat membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional.
Di masa mendatang, dokumen ini bisa untuk membantu penerima dalam memeriksa barang mana yang sebelumnya telah dikirim dan memungkinkan bagi penerima untuk memeriksa barang apabila terjadi kehilangan.
Artikel ini akan menjelaskan apa itu form pengiriman barang dan fungsinya dalam penjualan barang kepada pelanggan.
Pengertian Formulir Pengiriman Barang
Formulir pengiriman barang adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang yang mencantumkan daftar produk dan jumlah barang. Meskipun biasanya dicetak, formulir pengiriman juga dapat dikirim melalui email. Penjual akan menerima salinan dokumen sebagai bukti pengiriman.
Menggunakan formulir pengiriman, pengirim dapat memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana pengiriman. Selain itu, pelanggan juga memperoleh kesempatan untuk memeriksa penerimaan semua produk yang mereka bayar.
Jika ada barang yang hilang selama pengiriman, penerima dapat dengan cepat menghubungi pengirim menggunakan formulir pengiriman. Setelah penandatanganan dan pengembalian, ini akan menjadi indikator kepuasan pelanggan.
Formulir ini biasanya tersedia di outlet ekspedisi barang. Namun, ada beberapa pengirim yang sudah menggunakan template formulir mereka sendiri.
Fungsi dari Formulir Pengiriman Barang
Kehadiran formulir ini memiliki peran yang sangat penting. Beberapa fungsi dari formulir pengiriman adalah sebagai berikut:
1. Dokumen Resmi
Formulir pengiriman barang memastikan legalitas pengiriman barang dalam jumlah besar. Salah satu fungsinya adalah sebagai dokumen resmi untuk memudahkan ekspedisi bagi birokrasi di daerah tertentu. Misalnya pada saat pemeriksaan dari petugas keamanan dan polisi.
2. Bukti Pengiriman yang Valid
Dalam beberapa kasus, salinan formulir pengiriman juga bisa menjadi bukti pengiriman. Jika nota pengiriman telah penerima tandatangani, Anda bisa yakin bahwa paket sudah sampai tujuan.
3. Surat pernyataan
Formulir pengiriman dapat memberikan informasi atau deskripsi yang dapat kita temukan secara detail dan jelas tentang barang yang akan dikirim. Dokumen ini berisi informasi detail barang yang dikirim oleh shipper (pengirim) dengan rincian nama barang, jumlah barang, dan harga barang.
4. Daftar Periksa
Jika Anda mengirim formulir pengiriman bersamaan dengan barang yang Anda kirim, maka ini bisa menjadi daftar periksa bagi pelanggan Anda. Setiap item yang terdapat dalam catatan pengiriman juga harus ada dalam pengiriman.
Ini juga memberikan gambaran umum tentang apa yang telah penerima pesan dan apa yang telah pengirim kirim.
Informasi yang Harus Ada dalam Formulir Pengiriman Barang
Meskipun formulir ini bersifat opsional, tetapi tetap harus mengikuti struktur tertentu. Formulir pengiriman harus memuat beberapa informasi penting. Hal-hal yang harus ada pada pengiriman ini adalah:
- Nama dan detail kontak penjual
- Alamat penjual lengkap dengan kode posnya
- Nama dan detail kontak pengirim
- Alamat pengirim lengkap dengan kode posnya
- Tanggal penerbitan
- Tanggal pengiriman
- Deskripsi barang yang ada dalam pesanan
- Kuantitas setiap produk
Mengapa kita perlu mencantumkan kode pos dalam formulir pengiriman barang? Ini bertujuan untuk memudahkan dalam menyortir pengiriman paket.
Catatan pengiriman mungkin juga secara opsional memerlukan tanda tangan atau stempel penerima yang mengonfirmasi bahwa pengiriman telah diterima.
Anda juga bisa menambahkan logo yang Anda sertakan di faktur. Tujuannya agar pengiriman lebih mudah dikenali serta meningkatkan citra merek dan profesional perusahaan.
Bagaimana Cara Mengisi Formulir Pengiriman Barang?
Form pengiriman biasanya diterbitkan dalam format kertas dan dikirim dengan pengiriman barang. Namun, bisa juga dikirim melalui email sebelum pengiriman.
Untuk penjualan online di marketplace, formulir pengiriman bisa langsung dicetak, karena sudah tertera secara otomatis. Penjual hanya perlu memastikan apakah isi formulir sudah sesuai atau belum.
Bagaimana jika formulir pengiriman belum tersedia secara otomatis? Anda bisa ikuti cara mengisi formulir berikut ini.
1. Isi Data Penerima
Data penerima diisi dengan baik dan benar menggunakan huruf kapital. Pastikan tidak ada kesalahan dalam menuliskan nama, alamat lengkap dengan kode posnya, serta nomor telepon.
2. Isi Data Pengirim
Data pengirim bisa diisi seperti data penerima. Pastikan semuanya benar dan tidak ada kesalahan.
3. Tambahkan Data Pendukung Lainnya
Tambahkan informasi mengenai barang yang ada dalam paket. Bisa nama produk, jumlah produk, berat produk, tanggal pengiriman, atau yang lainnya. Anda juga bisa menambahkan kolom tanda tangan untuk pengirim (Anda) dan penerima.
Contoh Formulir Pengiriman Barang
Agar makin punya gambaran, berikut kami berikan contoh formulir pengiriman barang.
Formulir Pengiriman Barang secara Umum
Formulir Pengiriman Barang dari JNE
Formulir Pengiriman Barang dari PT Pos Indonesia
Form pengiriman dapat Anda beli di toko alat tulis atau situs web. Ada juga banyak template yang dapat Anda edit dan Anda unduh secara gratis. Untuk mencarinya, cukup ketik “form pengiriman” di mesin pencari.
Sebagai alternatif, penyedia perangkat lunak akuntansi terkadang juga menyertakan berbagai template, baik sebagai bagian dari paket mereka atau untuk dibeli secara terpisah.
Sudah saatnya Anda memanfaatkan teknologi yang ada untuk manajemen gudang dengan lebih efektif. HiToko hadir dengan menawarkan produk WMS yang akan membantu Anda untuk mengalokasikan pesanan masuk dan keluar dengan lebih mudah.
Tak hanya itu, dengan HiToko, Anda juga cek resi JNT dan cek resi SiCepat dengan lebih mudah. Registrasi gratis sekarang juga untuk bisa menikmati berbagai manfaatnya!
