Mulai Rapikan Catatan Keuangan dengan Contoh Buku Kas Kecil
Halo sahabat HiToko, perlu Anda tahu bahwa nominal sekecil apapun dalam bisnis itu sangat berharga jadi tetap perlu dicatat. Oleh karena itulah ada yang namanya sistem pencatatan dengan buku kas kecil. Seperti apakah cara kerja dan contoh buku kas kecil ini? Pelajari selengkapnya di sini
Apa itu Buku Kas Kecil?
Kas kecil adalah dana khusus yang memang dipersiapkan oleh perusahaan untuk keperluan yang nominal harganya relatif kecil. Contohnya seperti : dana untuk konsumsi rapat, dana untuk membayar internet, dana untuk membeli alat tulis kantor, dsb.
Namun meskipun nilai harganya kecil tetap harus ada pencatatannya karena kas tersebutlah yang turut menunjang kelancaran aktivitas operasional sehari-hari . Sistem pencatatan inilah yang dinamakan sebagai buku kas kecil.
Mengapa kas kecil ini sampai perlu ada pencatatannya sendiri ? Mengapa tidak digabung saja dengan buku kas utama perusahaan?
Meskipun jumlah uang yang beredar itu lebih sedikit tapi frekuensi penggunaan kas lebih sering sehingga transaksi yang tercatat juga lebih banyak. Selain itu pencatatan buku kas kecil biasanya lebih detail daripada buku kas utama.
Dengan kondisi tersebut maka buku kas utama akan menjadi terbebani dengan berbagai catatan dari buku kas kecil.
Apakah buku kas kecil wajib ada dalam perusahaan? Jawabannya adalah tidak, tergantung kebutuhan dari perusahaan yang bersangkutan.
Fungsi Buku Kas Kecil dalam Bisnis
Buku kas kecil memiliki berbagai fungsi yang praktis untuk :
1. Memperingan Beban Karyawan
Lewat buku kas kecil yang pencairan dananya tidak ribet membuat mereka tidak perlu menggunakan uang pribadi untuk memenuhi keperluan kantor. Mereka tinggal mengambil dana yang tersedia dalam kas kecil. Kemudian pengelola buku kas melakukan pencatatan
2. Menangani Keperluan yang Sifatnya Mendadak
Dalam aktivitas sehari-hari perusahaan seringkali ada kejadian-kejadian yang sifatnya mendadak, Misalnya pimpinan perusahaan mengajak seorang klien meeting tanpa pemberitahuan lalu meminta dibelikan makanan.
Dengan adanya buku kas kecil tidak perlu menghadapi hal seperti itu karena dana sudah tersedia.
3. Membantu Pencatatan Stok Perlengkapan
Menjaga dan mengawasi stok perlengkapan perusahaan seperti alat tulis merupakan aktivitas yang cukup sulit. Barang-barang tersebut sangat mudah hilang apalagi juga jika sampai tidak sengaja terbawa oleh karyawan.
Buku kas kecil dalam hal ini juga berguna membantu tugas pihak manajemen stok barang. Informasi catatan dalam buku itu dapat membantu laporan stok barang gudang dalam memastikan perlengkapan perusahaan terjaga dengan baik.
Sistematika Pembuatan Buku Kas Kecil
Dalam cara membuat buku kas kecil, ada beberapa dokumen yang harus tercantum yaitu :
1. Tanda Bukti Untuk Mengeluarkan Kas
Dokumen ini berisi perintah untuk mentransferkan sejumlah dana dari kas utama kepada pengelola kas kecil. Bukti ini Anda perlukan dalam proses untuk mengisi kembali kas kecil.
2. Cek
Pencairan dana biasanya pihak pengelola buku terima dari bagian finance perusahaan. Namun jika pencairan menggunakan bank maka Anda membutuhkan cek supaya bank mau mencairkan dana.
Cek ini berisi perintah kepada bank untuk memberikan dana kepada orang yang namanya ada di dalam situ.
3. Permohonan Pengisian Kas Kecil
Dokumen ini berguna sebagai bentuk formal dari pihak pengelola buku untuk mengajukan permohonan pengisian dana kepada manajemen.
4. Permohonan Pengeluaran Dana Kas Kecil
Apabila ada karyawan yang mau meminta dana dari pengelola buku kas kecil harus mengirim permohonan terlebih dahulu. Dengan demikian sang pengelola memiliki dokumentasi siapa yang mengajukan dana dan apa tujuannya.
5. Bukti Pemakaian Kas Kecil
Setiap transaksi terjadi, pengguna dana dari kas kecil harus menyimpan setiap kuitansi sebagai bentuk pertanggungjawaban.
Metode dan Contoh Catatan Buku Kas Kecil
Secara umum buku kas kecil terbagi menjadi 2 model yaitu :
1. Metode Dana Tetap/ Imprest Fund Method
Metode ini mengisikan sejumlah dana sesuai dengan jumlah pengeluarannya pada tiap periode tertentu (per minggu atau bulan). Akibatnya jumlah saldo yang tersedia akan selalu sama.
Jadi misalkan dalam contoh buku kas kecil sistem imprest, perusahaan menyisihkan Rp300.000,00 ke dalam kas kecil. Dari jumlah tersebut terpakai Rp200.000,00 maka periode berikutnya perusahaan hanya perlu mengisikan Rp200.000,0 sesuai pengeluaran. Jadi total saldo tetap sama seperti awal.
Dengan total saldo yang selalu tetap, pengelola buku jadi tidak perlu sering mencatat pengeluaran. Cukup menyimpan tanda bukti transaksinya saja.
Untuk mudahnya, contoh buku kas kecil metode imprest lihat pada tabel berikut :
2. Metode Dana Tidak Tetap / Fluctuation Fund Method
Contoh buku kas untuk usaha kecil juga dapat menerapkan metode dana tidak tetap. Sesuai dengan namanya yaitu fluktuasi , di sini jumlah antara saldo awal dengan saldo akhir periode tidak akan pernah sama. Dengan demikian pengelola buku harus lebih sering melakukan pencatatan.
Lebih jelasnya lihat tabel ini :
Dari contoh buku kas kecil di atas memang semakin menyatakan fakta bahwa semakin detail akan semakin bagus. Namun bagi Anda businessman pemula yang masih awam soal detail-detail ini, HiToko siap membantu Anda. Nikmati berbagai fitur lengkap dari produk omnichannel ini dengan registrasi gratis.
