Bukti Pengeluaran Kas Kecil, Cara Mengisi dan Contohnya

HiToko.co.id – Halo sahabat HiToko! Dalam sebuah usaha, pencatatan transaksi tidak hanya berlaku untuk jenis pengeluaran yang besar saja. Namun jenis pengeluaran yang memiliki jumlah yang kecil sekalipun juga harus dicatat bukti pengeluaran kas kecil dengan benar. Untuk semua pengeluaran tersebut tentunya membutuhkan kas kecil yang memiliki peran penting di dalam operasional usaha.

Pengertian Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Pengertian kas kecil adalah dana usaha yang dipersiapkan serta dikeluarkan oleh usaha untuk jenis pengeluaran kecil saja. Sebab terkadang karena jumlahnya yang kecil, namun ketika dana tersebut memiliki intensitas yang cukup sering untuk keluar maka jumlahnya pun menjadi besar.

Dalam dunia bisnis, kas kecil juga disebut dengan nama petty cash yang selanjutnya akan dilakukan pencatatan secara khusus dalam sebuah pembukuan tersendiri. Nah pengertian bukti pengeluaran kas kecil merupakan bukti dari semua pengeluaran yang dilakukan dalam bentuk nota penjualan.

Lalu apa yang menjadi tujuan dari keberadaan kas kecil?

Kas kecil memang ditujukan untuk mengakomodasi kebutuhan usaha yang memiliki jumlah dana yang tak begitu besar, diantara tujuannya adalah sebagai berikut :

• Untuk membayar semua pengeluaran usaha yang jumlahnya kecil (umumnya jumlah pengeluaran sudah ditentukan dalam batas maksimum oleh usaha)
• Membayar semua jenis pengeluaran dalam usaha yang memiliki sifat urgent dan mendadak
• Untuk membayar semua pembayaran yang berjumlah kecil dan tidak bisa dilakukan pembayarannya dengan menggunakan cek pembayaran
• Untuk membantu kegiatan pimpinan sehingga bisa berjalan dengan baik dan lancar
• Untuk membantu bagian administrasi usaha untuk menjalankan tugasnya dalam memberikan pelayanan terbaik pada rekan usaha dan pelanggan

Maka bisa dipahami bahwa bukti pengeluaran kas kecil adalah sebuah bentuk pencatatan dari semua jenis transaksi yang dilakukan sehubungan dengan pengeluaran kas usaha. Semua bentuk transaksi pengeluaran usaha, baik untuk kebutuhan pihak eksternal maupun internal akan dimasukkan ke dalam bukti kas keluar dalam usaha tersebut.

Baca juga: Contoh Pencatatan Laporan Laba Rugi

Cara Mengisi Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Format dari bukti pengeluaran kas kecil sendiri secara umum berisi beberapa keterangan penting sebagai berikut :

• Keterangan nama usaha
• Tanggal atau waktu terjadinya transaksi
• Nama barang atau jasa yang menjadi pengeluaran usaha
• Jumlah besaran pengeluaran yang dikeluarkan oleh kas usaha
• Harus tercantum tanda tangan bagian keuangan usaha seperti direktur keuangan, manajer keuangan, bagian administrasi keuangan dan lain sebagainya

Di bawah ini adalah beberapa langkah yang bisa dilakukan dalam cara mengisi bukti pengeluaran kas kecil dengan benar:

• Tetapkan batas saldo maksimal untuk kas kecil

Pihak usaha sudah memberikan dan menetapkan batas saldo maksimal untuk kas kecil. Namun batasan tersebut sudah disesuaikan dengan kebutuhan operasional usaha dalam periode waktu tertentu. Dalam hal ini untuk melakukan pengisian kas kecil terdapat dua metode yaitu :

1. Metode Imprest

Dimana pengeluaran kas kecil baru akan dilakukan pencatatan ketika pengisian kembali kas kecil sejumlah bukti pengeluaran kas kecil yang sudah dikeluarkan

2. Metode fluktuatif

Dimana saldo kas kecil memiliki jumlah yang tidak tetap karena disesuaikan dengan jumlah pengeluaran kas kecil

• Tentukan kasir kas kecil usaha

Kemudian langkah yang berikutnya adalah untuk menentukan staf karyawan yang menjadi kasir kas kecil sehingga bertanggung jawab penuh untuk pengelolaan kas kecil usaha.

• Lakukan pengisian kembali kas kecil

Langkah selanjutnya adalah untuk melakukan pengisian kembali kas kecil dengan cara pihak financial controller akan memberikan instruksi pada kasir umum untuk menarik kas dari bank. Setelah itu uang akan diberikan pada kasir yang bertanggung jawab pada kas kecil kemudian melakukan penghitungan secara fisik yang mana ada bukti serah terima secara sah.

• Penggunaan dana dalam kas kecil

Semua dana yang ada di dalam kas kecil hanya diperbolehkan untuk digunakan pada keperluan permohonan pembayaran atas pembelian barang atau jasa yang sebelumnya sudah disetujui oleh pihak financial controller. Kasir kas kecil juga harus memiliki bukti pengeluaran kas kecil atas transaksi pengeluaran kas kecil yang sudah ditandatangani oleh penerima dana kas kecil. Setelah itu, kasir akan mencatat data transaksi dalam buku kas kecil kemudian melakukan penyimpanan dengan benar.

Contoh Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Lalu apa saja contoh dari bukti pengeluaran kas kecil yang dimiliki oleh sebuah usaha? Berikut beberapa contoh bukti pengeluaran kas kecil sebuah usaha.

1. Nota pembelian perlengkapan usaha seperti alat tulis kantor, printer, dan lain sebagainya
2. Bukti pembelian barang atau jasa untuk kebutuhan usaha yang dilakukan secara tunai
3. Bukti pembayaran hutang yang dilakukan pada pihak supplier usaha
4. Informasi pembayaran dividen untuk pihak yang terkait dalam usaha
5. Bukti pembayaran angsuran pinjaman pada pihak bank
6. Bukti retur pembelian barang atau jasa kebutuhan usaha yang dilakukan secara tunai

Anda bisa mendapatkan kemudahan untuk melakukan pengelolaan kas kecil dan mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil dengan memanfaatkan layanan Omnichannel dari HiToko.

OmniChannel adalah satu wadah yang dapat Anda integrasikan dengan berbagai toko online maupun e-commerce. Dengan produk OmniChannel, semua toko Anda di e-commerce akan terintegrasi dalam satu pintu. Agar Anda tidak lagi ribet pindah-pindah platform untuk mengatur produk maupun pesanan, registrasi gratis sekarang juga!