Stock Opname: Pengertian, Tujuan dan Dokumennya
HiToko.co.id – Halo sahabat HiToko! Bagi Anda para pebisnis khususnya bisnis retail, tentu penting untuk melakukan stock opname. Stock opname artinya kegiatan per periode untuk mengecek persediaan barang. Melalui stok opname, Anda akan mengetahui apakah jumlah persediaan barang sudah sesuai dengan catatn pembukuan atau belum.
Agar Anda mengetahui dengan jelas apa itu stock opname, berikut penjelasan terkait definisinya:
Pengertian Stock Opname
Stock opname adalah rangkaian dari kegiatan untuk menghitung persediaan barang di gudang yang kemudian akan dipasarkan.
Beberapa rangkaian kegiatan tersebut seperti, penghitungan barang, melakukan pemeriksaan langsung terhadap stok barang, hingga menata stok barang untuk memudahkan ketika sewaktu-waktu barang tersebut akan dibutuhkan.
Misalnya Anda melakukan penataan dengan menentukan posisi barang dalam gudang dan mengurutkannya dari produk yang sering keluar masuk.
Pengertian Stock Opname Menurut Para Ahli
Sunarto (2002) menjelaskan bahwa stock opname merupakan serangkaian kegiatan dalam perhitungan persediaan dalam bentuk fisik. Sehingga bisa mengkonfirmasi angka yang ada dalam catatan pembukuan.
Selaras dengan pernyataan tersebut Toto Sucipto (2006) memaparkan bahwa stock opname merupakan proses perhitungan persediaan barang fisik yang ada di gudang. Kemudian mencocokan perhitungan tersebut dengan catatan pembukuan, baik dalam kartu stok manual, maupun data stok pada komputer.
Tujuan Stock Opname
Adanya stock dalam bisnis tentu memiliki tujuannya tersendiri. Adapun beberapa tujuannya adalah sebagai berikut:
1. Untuk Mengetahui Stock Secara Faktual
Salah satu tujuan utama dari stock opname adalah agar perusahaan mengetahui jumlah stock secara factual.
Dengan demikian perusahaan juga bisa memprediksi kapan waktu yang tepat untuk kembali mengisi stock barang.
2. Meminimalisir Selisih Stock Barang
Dengan adanya stock opname maka perusahaan akan mengetahui apakah terdapat selisih antara jumlah fisik dengan data yang terdapat pada catatan pembukuan.
Sehingga apabila terdapat selisih, perusahaan bisa menyamakan antara data fisik dengan data yang ada dalam catatan pembukuan
3. Upaya Mengurangi Fraud dalam Perusahaan
Tujuan lain dari stock opname adalah untuk mencegah adanya fraud dalam perusahaan. Misalnya perusahaan bisa membuat mitigasi risiko apabila terjadi selisih.
Dengan adanya stock opname, perusahaan juga bisa membuat atau memperkuat kebijakan agar segala bentuk risiko kerugian perusahaan tidak terjadi kembali.
Alat Stock Opname
Dalam menjalankan stock opname tentu Anda membutuhkan berbagai alat untuk menunjang dan memudahkan proses stock opname.
Adapun beberapa alat yang harus Anda persiapkan adalah:
- Buku Catatan
- Barcode Scanner
- Sticker Barcode
- Tag
Alat-alat tersebut akan memudahkan Anda dalam melakukan stock opname karena proses pencatatan akan menjadi lebih mudah dan akurat. Sehingga dapat meminimalisir adanya barang yang terlewat karena tidak terhitung.
Selain alat-alat tersebut, stock opname juga Anda membutuhkan beberapa jenis dokumen.
Apa saja kah dokumen tersebut?
Dokumen yang Dibutuhkan untuk Stock Opname
Untuk melakukan stock opname yang optimal maka Anda harus menyiapkan beberapa dokumen, diantaranya adalah:
1. Kartu Stock Barang
Dokumen yang pertama adalah kartu stock barang atau kartu stock opname. Dokumen ini akan Anda butuhkan untuk melihat aktivitas dari suatu barang dengan lebih mudah karena kartu ini memang khusus memuat data persediaan suatu barang.
2. Bukti Barang Keluar
Berisi informasi lengkap mengenai persediaan barang yang keluar yaitu terkait jumlah, tanggal, harga, hingga kemana persediaan barang Anda berpindah.
3. Bukti Barang Masuk
Dokumen stock opname selanjutnya adalah bukti barang masuk. Dokumen ini berisi informasi mengenai barang yang masuk ke gudang, mulai dari siapa suppliernya, kapan barang tersebut masuk, berapa jumlah barang yang masuk, dan lain-lain.
4. Bukti Keluar Masuk Barang
Dokumen ini Anda gunakan untuk mengetahui secara detail terkait informasi keluar masuknya barang. Jadi dalam satu dokumen Anda sudah bisa mengetahui pergerakan barang perusahaan.
5. Kartu Count Tag
Kartu ini akan Anda gunakan pada saat pelaksanaan stock opname. Dokumen ini berisi informasi terkait barang seperti nama barang, jenis, tipe, jumlah, lokasi, dan lain-lain.
Selain itu, dokumen ini juga berisi tanda tangan pihak gudang, non gudang, dan auditor.
Pada saat pelaksanaan stock opname Anda akan menggunakan kartu count tag ini dalam dua rangkap. Kartu yang asli akan diserahkan pada pihak admin dan copy tag akan ditempelkan pada barang yang sudah dihitung.
Setelah mengetahui pengertian, tujuan, dan dokumen apa saja yang dibutuhkan, maka sekarang Anda sudah siap untuk melakukan stock opname dalam pengelolaan bisnis Anda.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai pengelolaan barang, Anda bisa konsultasi dengan Omnichannel. Salah satu produk Omnichannel yaitu manajemen stock akan membantu Anda dalam melakukan pengelolaan barang dagang dengan tepat. Anda bisa mendapatkan layanan terbaik Omnichannel di HiToko. Segera atur pengelolaan barang dagang Anda sekarang juga dengan registrasi gratis!
