Apa Itu Invoice? Begini Penjelasan Lengkapnya

Halo Sahabat HiToko, dalam transaksi apapun baik itu skala besar maupun skala kecil tetap memerlukan yang namanya bukti transaksi. Salah satu jenis bukti pembayaran yang paling umum digunakan  adalah invoice. Sebenarnya apa itu invoice? 

Artikel ini akan membahasnya secara lengkap untuk Anda mulai dari pengertian, fungsi, macam, dan cara pembuatannya.  

Pengertian Invoice 

Jadi apakah itu invoice? Invoice merupakan suatu dokumen yang menjadi bukti telah terjadi  transaksi secara kredit yang dilakukan antara penjual dan pembeli. Dari sini mungkin sebagian besar dari Anda akan bertanya-tanya lantas apa bedanya dengan kuitansi dan nota?

Penjual baru menerbitkan kuitansi apabila sudah ada sejumlah uang yang masuk ke rekeningnya baik itu pembeli membayar secara tunai maupun mencicil. 

Nota dari segi fungsi sama dengan invoice tapi bedanya nominal yang tertera dalam lembar yang satu ini sudah termasuk pajak. Sementara nominal yang tertera pada nota masih belum ada pengenaan pajak. 

Fungsi Invoice

Dokumen ini memiliki banyak sekali fungsi bagi kelancaran transaksi yaitu : 

1. Sebagai Bukti Dokumentasi Tertulis 

Mengapa penulisan bukti pembelian sampai merangkap lebih dari satu?Bagi penjual, dokumen ini berguna untuk menjadi bukti saat akan menagih pembayaran kepada pembeli.

Sementara dari sisi pembeli, dokume bukti pembelian berguna untuk melakukan komplain apabila tidak terjadi kesesuaian dengan kesepakatan dengan penjual. Misalnya salah pengiriman barang atau jumlah barang yang pembeli peroleh kurang dari seharusnya. 

2. Membuat Pencatatan Laporan Keuangan Jadi Lebih Mudah

Jadi lebih mudah karena segala informasi sudah tercatat dengan detail di dalam satu invoice. Dengan demikian membuat laporan keuangan jadi lebih praktis karena tinggal menyalin dari satu sumber. Selain itu dokumen yang satu ini juga dapat menjadi rujukan apabila terjadi kekeliruan dalam laporan keuangan.

Jenis – Jenis invoice

Dalam transaksi secara umum, dokumen bukti pembelian ini terbagi menjadi 3 jenis yaitu : 

• Invoice Biasa, merupakan dokumen paling sederhana yang mencatat segala transaksi sehari-hari dari perusahaan
• Invoice Proforma, yang berlaku saat pengiriman barang kepada pembeli terjadi secara setahap demi setahap. Dokumen bukti pembelian inilah yang menjadi bukti bahwa pembayaran dan pengiriman barang sudah terlaksana.  
• Invoice Konsuler, yang digunakan untuk penggunaan pada transaksi yang sudah mencapai skala internasional seperti ekspor dan impor. Namun dokumen ini baru sah apabila sudah mendapat konfirmasi dari konsulat kedua negara di mana penjual dan pembeli berada.

Dari jenis-jenis tersebut tentu akan ada yang bertanya-tanya lalu kalau ada istilah apa itu invoice pembelian? Apa itu invoice pembayaran? Mengapa tidak ada penjelasannya pada poin tersebut?

Jawabannya karena sebenarnya istilah itu hanya masalah sudut pandang saja antara penjual dan pembeli sementara bentuk lembar dokumen ini masih sama. Dari sudut pandang penjual, invoice menjadi bukti bahwa konsumen telah melakukan pembelian produknya maka dari itu namanya invoice pembelian.

Sedangkan dari sisi konsumen, dokumen ini menjadi bukti bahwa ia masih harus menunaikan kewajibannya membayar produk yang telah ia beli dari penjual. Oleh karena itu penamaannya menjadi invoice pembayaran

Cara Membuat Invoice

Pada umumnya invoice lebih banyak dipakai dalam transaksi perusahaan yang sifatnya skala besar. Oleh karena itulah yang membuat  format dari dokumen pembelian jadi lebih detail.  Begini format pembuatannya  : 

Bagian Atas Invoice

• Judul yang berisi keterangan bahwa dokumen tersebut merupakan jenis invoice agar tidak tertukar dengan dokumen lain.
• Identitas perusahaan yang biasa tertera sebagai kop perusahaan. Biasanya yang tercantum adalah nama, alamat, dan nomor kontak perusahaan beserta logonya.
• Nomordokumen. Nomor invoice adalah bagian yang berperan sebagai  sebagai identitas pengarsipan sehingga dapat tersimpan secara lebih sistematis. Selain itu manfaat nomor invoice juga untuk mencegah adanya pemalsuan.
• Nama pembeli yang telah bertransaksi beserta informasi kontak lainnya seperti itu nomor telepon maupun e-mail dan alamat kantor.
• Waktu terjadinya transaksi  atau pengiriman(tanggal, bulan tahun).
• Alamat pengiriman barang. 

Bagian Tengah Invoice

• Jenis produk yang pembeli pesan
• Kuantitas/banyak pesanan produk
• Keterangan tambahan untuk medeskripsikan produk
• Harga asli produk dalam satuan
• Harga total produk setelah dikalikan dengan kuantitasnya

Bagian Bawah Invoice

• Keterangan bila ada potongan harga, asuransi barang tambahan ongkos kirim. 
• Jumlah pembayaran total yang harus pembeli lunasi setelah ada potongan harga dan biaya lain-lain.
• Ketentuan pelunasan yang sudah pembeli dan penjual sepakati. Contohnya seperti cara pembayaran, tanggal jatuh tempo pelunasan, denda, dsb.
• Keterangan yang berisi tempat dan tanggal penulisan dokumen bukti pembelian, lalu jarak untuk pembeli membubuhkan tanda tangan. Di bawah kolom tanda tangan diberi nama lengkap pembeli tersebut. 

Format di atas bisa berubah-ubah sesuai dengan kebijakan perusahaan. Sebagai contohnya model invoice shopee pasti ada perbedaan dengan invoice dari tokopedia. Namun konsepnya masih sama. 

Jadi sekarang sudahkah Anda mengerti apa itu invoice? Jika suatu saat memiliki bisnis, hal ini mutlak harus Anda pahami karena menyangkut uang yang masuk maupun keluar. Namun jangan khawatir produk omnichannel dari HiToko siap membantu Anda. Registrasi gratis sekarang juga.