Pengertian Customer Service dan Tugasnya

HiToko.co.id – Halo sahabat HiToko! Keberhasilan suatu perusahaan tentu tidak terlepas dari peran elemen-elemen yang ada di dalamnya. Salah satunya adalah peran dari customer service. Namun, apakah Anda sudah mengetahui apa itu customer service?

Bagi Anda yang belum familiar dengan istilah customer service dan apa saja tugas serta perannya dalam perusahaan, artikel ini akan mengulas lengkap seputar customer service.

Pengertian Customer Service

Customer service artinya pelayanan bagi pelanggan. Layanan tersebut ditawarkan oleh perusahaan baik sebelum maupun setelah terjadinya pembelian produk. Customer service juga menunjukkan adanya interaksi langsung pelanggan dan pihak perusahaan melalui staf yang bertugas untuk memberikan pelayanan.

Salah satu fungsi customer service adalah untuk memberikan kenyamanan bagi pelanggan sehingga lebih mudah saat melakukan transaksi. Harapannya dengan demikian, pelanggan akan memiliki pengalaman yang positif saat melakukan transaksi pembelian produk.

Contoh customer service saat ini sudah sangat beragam, yaitu bisa melalui komunikasi langsung via telepon, chat, SMS, hingga live chat.

Pentingnya Customer Service Bagi Perusahaan

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, customer service memang memiliki peranan yang cukup penting bagi perusahaan. Berikut beberapa alasan mengapa peran customer service bagi perusahaan sangat penting.

1. Presentasi dari Brand Image

Membangun brand image yang bagus tidak hanya bisa Anda lakukan dengan tampilan fisiknya saja, seperti packaging maupun sekadar membuat konten di media sosial.

Lebih dari itu, brand image bisa Anda bangun melalui customer service. Karena melalui customer service, perusahaan dapat mengetahui apa saja yang dibutuhkan pelanggan terhadap produk maupun layanan.

2. Sebagai Public Relations

Hadirnya customer service bisa menjadi perwakilan perusahaan untuk berkomunikasi langsung dengan pihak eksternal seperti pelanggan. Adanya pelayanan yang baik dari tim customer service dapat membangun atau bahkan meningkatkan citra perusahaan.

3. Menghasilkan Pelanggan yang Bahagia

Dengan memberikan pelayanan yang baik dan juga solutif, maka akan menciptakan pelanggan yang bahagia karena setiap kebutuhan mereka sudah didengar dan terpenuhi dengan baik.

4. Meningkatkan Customer Loyalty

Salah satu hal yang bisa membuat pelanggan Anda menjadi loyal adalah adanya pelayanan yang baik. Melalui pengalaman yang menyenangkan dari customer service, maka tidak ada alasan bagi pelanggan untuk berpindah pada kompetitor.

Bahkan, pelanggan akan rela membayar harga yang lebih tinggi selama mereka mendapatkan pelayanan yang baik.

Tugas Customer Service

Sebenarnya, tugas dari customer service bisa saja berbeda-beda tergantung kebutuhan dan kebijakan perusahaan itu sendiri. Tetapi secara umum, terdapat tugas-tugas dari customer service yang hampir ada di dalam setiap perusahaan maupun organisasi seperti:

1. Menjawab segala pertanyaan dan keresahan pelanggan terkait produk maupun layanan perusahaan.
2. Membantu pelanggan apabila mengalami kesulitan, misalnya ketika pelanggan mengalami kesulitan saat membuat akun.
3. Mendengarkan keluhan dari setiap pelanggan agar perusahaan dapat mengidentifikasi penyebab masalahnya.
4. Memberikan tanggapan hingga solusi untuk permasalahan pelanggan yang berkaitan dengan produk maupun layanan.
5. Memperbarui informasi agar kebutuhan informasi pelanggan bisa terpenuhi.
6. Menindaklanjuti keluhan dari pelanggan, bisa dengan menawarkan layanan tambahan, pemesanan ulang, ataupun memberikan solusi lainnya.
7. Menyampaikan kasus atau permasalahan pada manajemen apabila diperlukan untuk penyelesaiannya.

Sifat yang Harus Dimiliki Customer Service

Untuk memberikan pelayanan yang baik, maka setidaknya seorang customer service harus memiliki sifat-sifat berikut ini:

1. Ramah terhadap pelanggan
2. Pengertian terhadap komplain pelanggan
3. Responsif terhadap keluhan maupun pertanyaan dari pelanggan
4. Menjadi pendengar yang baik saat pelanggan menyampaikan kebutuhannya
5. Memiliki sifat yang sabar dalam menghadapi pelanggan

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dengan Customer Service

Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, Anda bisa menggunakan tips berikut agar meningkatkan customer service menjadi lebih baik.

1. Senantiasa responsive
2. Bentuk tim kerja yang solid
3. Mendengarkan dan memberi solusi terhadap setiap permasalahan
4. Ramah terhadap pelanggan
5. Pahami produk dengan baik
6. Tepat waktu ketika memberikan pelayanan

Dengan menerapkan poin-poin tersebut, maka customer loyalty pun akan meningkat. Untuk meningkatkan pelayanan terhadap customer, Anda juga tidak hanya harus memberikan pelayanan melalui komunikasi antara perusahaan dan pelanggan itu sendiri.

Tetapi, Anda juga harus memastikan bahwa pelanggan mendapatkan pelayanan yang baik pada saat transaksi. Misalnya dengan memastikan tidak ada kesalahan produk saat pengiriman, tertukarnya pesanan, hingga memastikan agar produk terkirim dengan aman tanpa adanya kerusakan.

Untuk meminimalisir terjadinya hal-hal tersebut, Anda bisa menggunakan layanan Omnichannel dari HiToko. Mengapa harus Omnichannel? Karena produk Omnichannel dari HiToko dapat membantu Anda menyelesaikan berbagai permasalahan bisnis.

Fitur manajemen pesanannya bisa membantu Anda untuk meminimalisir terjadinya kesalahan pesanan, mengelola pesanan di semua saluran, hingga membantu meningkatkan efisiensi perputaran pesanan. Anda hanya perlu registrasi gratis untuk mulai menggunakan layanan ini. Yuk, segera daftar sekarang juga!